Laporan Tracer Study

Siklus 7 GKM

 

Instrumen Pemetaan Standar 3 Siklus 7

 

StandarKomponenButir MutuSub ButirKelengkapanKeterangan
Tuliskan Dokumen Pendukung
AdaTidak
3.Sumber Daya Manusia 3.1 Dosen a) Sistem Rekrutmen dan Seleksi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem rekrutmen dan seleksi.[PLAN] MP-GKM-DEP-007 (Mutu Penerimaan Karyawan dan Dosen)
2. Implementasi dan konsistensi rekrutmen dan seleksi didasarkan pada kebutuhan program studi yang telah dirumuskan dan ditinjau ulang setiap tahun.[Do] Kebutuhan dosen disampaikan di rapat dan diteruskan melalui surat kepada Dekan. Namun keputusan rekrutmen ada di pihak rektorat dan tidak adanya transparansi tentang penyediaan kebutuhan dosen
b) Penempatan 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem penempatan.[PLAN] UU No. 12 tentang Sisdiknas AD-ART USU MP-GKM-DEp-007
2. Implementasi dan konsistensi rekrutmen dan seleksi didasarkan pada kebutuhan program studi yang telah dirumuskan dan ditinjau ulang setiap tahun.[DO] Jika ada rekrutmen tidak diketahui oleh departemen Jika dosen baru telah diterima, akan ditempatkan pada mata kuliah yang kekurangan tenaga pengajar
c) Pembinaan & Pengembangan 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Pembinaan dan Pengembangan[PLAN] MP-GKM-DEP-009
2. Implementasi dan konsistensi pembinaan/ pengembangan. Pembinaan mencakup penyediaan kondisi kerja yang kondusif. Pengembangan termasuk kesempatan meningkatkan kemampuan akademik/ profesional, misalnya studi lanjut ke jenjang yang lebih tinggi S2 atau S3 (ke PT Dalam dan Luar Negeri), dan atau pelatihan seperti pelatihan AA. Applied Approach (untuk setiap dosen baru yang direkrut), pekerti, workshop, seminar-seminar (nasional/internasional) dan pelatihan-pelatihan lain yang sesuai dengan kompetensi dosen[DO] Dosen muda selalu direkomendasi untuk mengikuti pelatihan AA, pekerti, workshop lainnya sesuai dengan kompetensi dosen. Departemen juga melakukan berbagai workshop untuk peningkatan kualitas seperti Workshop Ekonometrika, Statistika dan Penulisan Jurnal Internasional
d) Retensi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang sistem Retensi.[PLAN] RENSTRA RKAT
2. Implementasi dan konsistensi retensi dapat dilakukan dengan berbagai usaha:
  1. Kejelasan pola karir, yakni jenjang karir dosen diatur pada SK Universitas.
  2. Menjamin/meningkatkan kesejahteraan dosen, yakni dengan adanya mekanisme penggajian yang cukup baik, tersedianya fasilitas kesehatan, fasilitas rekreasi (jika ada), serta bantuan pendidikan anak dosen.
  3. Evaluasi kepegawai terhadap program studi/unit kerja, setiap tahun dilakukan pengukuran dan evaluasi kepuasan dosen terhadap institusi. Evaluasi ini bertujuan untuk mendapatkan umpan balik dengan harapan meningkatkan kinerja dosen. Penguatan kemampuan tenaga dosen dilakukan dengan cara :
    1. Pengarahan kelompok/rumpun dosen berdasarkan keahlian dan minatnya; dengan didukung kebijakan program studi.
    2. Pembinaan dosen baru pengampu mata kuliah atau pembinaan dosen senior; terhadap dosen muda pada bidang pengajaran melalui team teaching, yakni ToT (Training of Trainer);
    3. Setiap Dosen dalam kelompok/rumpun menguatkan kemampuannya melalui forum diskusi, seminar, atau workshop, dan riset group.
[DO]
DP3 Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa
e) Pemberhentian 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Pemberhentian.[PLAN] UU No. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Dosen
2. Implementasi dan konsistensi pemberhentian dosen dilakukan oleh Universitas berdasarkan laporan dari Program Studi/Fakultas, dengan alasan dosen memasuki masa pensiun atau dosen melakukan pelanggaran berat. Untuk pemberhentian dosen harus melalui mekanisme usulan dari Program Studi/Fakultas dengan memperhatikan tingkat kesalahan yang telah dilakukan oleh dosen tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku. [DO] Fakultas yang mengusulkan dosen yang memasukan masa pensiun
f) Remunerasi 1. Pedoman tertulis tentang Sistem Remunerasi. [PLAN] PP No. 41 tahun 2009 Keppres No. 9 Tahun 2001 Pepres No. 65 tahun 2007 Permendiknas No. 19 tahun 2009 Permendiknas No. 18 tahun 2008 Permenkeu No. 164/PMK.05/2010
3. Renumerasi memenuhi lima prinsip yang diterapkan dalam reformasi sistem remunerasi, yaitu:
  1. Sistem merit, yaitu penetapan penghasilan dosen berdasarkan jabatan;
  2. Adil, dalam arti jabatan dengan beban tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan bobot yang sama dibayar sama dan pekerjaan yang menuntut pengetahuan, keterampilan serta tanggung jawab yang lebih tinggi, dibayar lebih tinggi;
  3. Layak, yaitu dapat memenuhi kebutuhan hidup layak (bukan minimal);
  4. Kompetitif, di mana dosen sesuai dengan tanggung jawab dan kualitas kinerjanya;
  5. Transparan, dalam arti dosen hanya memperoleh gaji dan tunjangan resmi.
[DO]
Kriteria mengenai merit tidak jelas dan tidak disosialisasikan
2. Implementasi dan konsistensi remunerasi dengan pemberian tunjangan sesuai dengan kinerja, jabatan dan golongannya. Remunerasi yang dimaksud di sini adalah "payment" atau penggajian, bisa juga uang atau substitusi dari uang yang ditetapkan dengan peraturan tertentu sebagai timbal balik suatu pekerjaan dan bersifat rutin dimana tidak termasuk uang lembur atau honor. Hal ini dilakukan untuk mendorong dosen yang berkualitas, memelihara dosen produktif sehingga tidak lebih cenderung mengabdi di luar Institusi. [DO] Tidak ada penjelasan besaran mengenai renumerasi untuk tunjungan, kinerja untuk diluar kerjaan rutin
g) Penghargaan/Reward 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Penghargaan/reward.[PLAN] PP No. 53 Tahun 2010
2. Implementasi dan konsistensi penghargaan/reward untuk memacu dosen meningkatkan prestasi dan kinerjanya. Penghargaan itu dapat berupa sertifikat atau insentif yang akan menjadi nilai tambah kompetensi yang dimiliki para dosen.[DO] Kriteria penilaian penghargaan tidak jelas atau tidak disosialisasikan.
h) Sanksi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Sanksi.[PLAN] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Dosen
2. Implementasi dan konsistensi sanksi merupakan tindakan berupa hukuman bagi dosen yang melanggar kode etik dosen (merujuk Buku Kode Etik Dosen). Sanksi dapat berupa teguran, yaitu atasan langsung dosen yang bersangkutan , atau Pejabat yang berwenang menghukum, untuk jenis memberi sanksi tertulis adalah Pimpinan Universitas atas usul atasan langsung dosen yang bersangkutan .[DO] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Dosen
i) Kecukupan Dosen . Rasio Dosen: Mahasiswa >5% (Laporan Evaluasi Diri, Akreditasi)[DO] MP-GKM-DEP-007 Laporan Evaluasi Diri EPSBED
j) Kualifikasi dan Pengalaman 1. Pedoman dan Data :
Jumlah dosen tetap bergelar Doktor >50% lulusan program studi/institusi yang diakui oleh DIKTI atau terakreditasi oleh BAN-PT (Laporan Evaluasi Diri, Akreditasi).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
2. Pedoman dan Data
Jumlah Dosen Tetap bergelar Magister >= 50% lulusan Magister yang diakui oleh DIKTI atau terakreditasi oleh BAN-PT (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
3. Pedoman dan data :
Kesesuaian kepakaran dengan tugas mengajar, 80-100% dosen tetap adalah pakar yang mengajar dalam bidang yang sesuai. (SK Dekan tentang Penugasan Dosen).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
4. Pedoman dan data :
Lamanya pengalaman mengajar, >70% dosen memiliki pengalaman mengajar selama >= 10 tahun. (laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
5. Pedoman dan data :
Keanggotaan dalam asosiasi keilmuan/profesi, >70% dosen tetap anggota asosiasi keilmuan/profesi tingkat nasional dan/atau internasional. (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
6. Pedoman dan data :
Komposisi jabatan akademik dosen tetap untuk fakultas dan departemen/prodi >= 25% dosen Guru Besar. (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
7. Pedoman dan data :
Komposisi jabatan akademik dosen tetap untuk fakultas dan departemen/prodi >= 40% dosen Lektor Kepala. (Laporan Evaluasi Diri).(D)
Evaluasi Diri EPSBED
8. Pedoman dan data : Keterlibatan dalam kegiatan ilmiah nasional dan internasional dalam 3 (tiga) tahun terakhir >= 25% (Laporan Evaluasi Diri).[DO] Evaluasi Diri EPSBED
9. Pedoman dan data :
Keterlibatan dosen dalam kegiatan ilmiah nasional dan internasional dalam tiga tahun terakhir >= 25% dosen tetap sebagai penyaji/pemakalah dalam kegiatan ilmiah nasional dan atau internasional. (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
10. Pedoman dan data :
Keterlibatan Dosen dalam pembimbingan akademik, > 90% dosen melakukan pembimbingan akademik. (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
11. Program pembinaan, pemgembangan, dan jaminan kesejahteraan kondisi sekarang. (Puskesmas, Koperasi)[PLAN] ASKES
12. Pedoman dan data :
Memiliki uraian tugas yang sangat jelas, dan beban kerja dosen sangat sesuai dengan keperluan. (Laporan Evaluasi Diri, EWMP).[PLAN]
Evaluasi Diri EPSBED
3.2
Tenaga kependidikan (pustakawan, Laboran/ Teknisi/ Operator/ Programmer, Administrasi)
a) Sistem rekrutmen dan seleksi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Rekrutmen dan Seleksi. [PLAN] UU No.12/2012 tentang Pendidikan Tinggi AD-ART USU MP-GKM-DEP-007
2. Implementasi dan konsistensi rekrutmen dan seleksi didasarkan pada kebutuhan program studi/unit kerja/Biro yang telah dirumuskan dan ditinjau ulang setiap tahun. [DO] Tidak transparan dan program studi tidak mengetahuinya
b) Penempatan 1. Memiliki Pedoman tertulis tentang Sistem Penempatan.[PLAN] Pendidikan Tinggi AD-ART USU MP-GKM-DEP-007
2. Implementasi dan konsistensi penempatan (menempatkan tenaga kependidikan tergantung dari kebutuhan program studi/unit kerja/Biro. Perbedaannya dengan dosen adalah tenaga kependidikan dimungkinkan terjadi mutasi atau rotasi.(D) Tidak transparan dan program studi tidak mengetahuinya
c) Pembinaan dan Pengembangan 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Pembinaan & Pengembangan.[PLAN] MP-GKM-DEP-009
2. Implementasi dan konsistensi pembinaan/pengembangan. Pembinaan yang baik mencakup penyediaan kondisi kerja yang kondusif. Pengembangan termasuk kesempatan meningkatkan kemampuan akademik/professional, misalnya Studi lanjut ke jenjang yang lebih tinggi D-3, S-1, S-2 , dan atau pendidikan dan pelatihan penjenjangan (PIM IV, PIM III, PIM II), training, workshop, lokakarya, dan pelatihan-pelatihan lain yang sesuai dengan kompetensi tenaga kependidikan.[DO] MP-GKM-DEP-009 Ada pelatihan dan workshop yang diikuti pegawai Pegawai melanjutkan ke PT untuk mendapatkan S1
d) Retensi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Retensi.[PLAN] RENSTRA RKAT
2. Implementasi dan konsistensi retensi tenaga kependidikan dapat dilakukan dengan berbagai usaha :
  1. Kejelasan pola karir, yakni jenjang karir tenaga kependidikan diatur pada SK Universitas dengan merujuk dan memedomani peraturan dan ketentuan yang berlaku;
  2. Menjamin/meningkatkan kesejahteraan tenaga kependidikan, yakni dengan adanya mekanisme penggajian yang cukup baik, tersedianya fasilitas kesehatan, fasilitas rekreasi keluarga (jika ada), serta bantuan pendidikan anak tenaga kependidikan;.
  3. Evaluasi kepegawai terhadap program studi/unit kerja/ Biro, setiap tahun dilakukan pengukuran dan evaluasi kepuasan tenaga kependidikan terhadap institusi. Evaluasi ini bertujuan untuk mendapatkan umpan balik dengan harapan meningkatkan kinerja. [DO]
Tidak ada konsistensi retensi yang jelas
e) Pemberhentian 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Pemberhentian. [PLAN] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Pegawai
2. Implementasi dan konsistensi pemberhentian tenaga kependidikan dilakukan oleh Universitas, dengan alasan tenaga kependidikan memasuki masa pensiun atau melakukan pelanggaran berat. Untuk pemberhentian tenaga kependidikan harus melalui mekanisme usulan dari program studi/fakultas/unit kerja/Biro dengan memperhatikan tingkat kesalahan yang telah dilakukan oleh tenaga kependidikan tersebut sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku.[DO] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Pegawai SK Komisi Disiplin
f) Renumerasi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Remunerasi.[PLAN] RENSTRA RKAT
2. Implementasi dan konsistensi remunerasi yaitu pemberian tunjangan sesuai dengan kinerja, jabatan dan golongannya. Remunerasi yang dimaksud di sini adalah "payment" atau penggajian, bisa juga uang atau substitusi dari uang yang ditetapkan dengan peraturan tertentu sebagai timbal balik suatu pekerjaan dan bersifat rutin dimana tidak termasuk uang lembur atau honor. Hal ini dilakukan untuk mendorong tenaga kependidikan yang berkualitas, memelihara tenaga kependidikan yang produktif. [DO] RENSTRA RKAT
3. Renumerasi memenuhi lima prinsip yang diterapkan dalam reformasi sistem remunerasi, yaitu:
  1. Sistem merit, yaitu penetapan penghasilan pegawai berdasarkan tanggung jawab dan jabatan;
  2. Adil, dalam arti jabatan dengan beban tugas dan tanggung jawab pekerjaan dengan bobot yang sama dibayar sama dan pekerjaan yang menuntut pengetahuan, keterampilan serta tanggung jawab yang lebih tinggi, dibayar lebih tinggi;
  3. Layak, yaitu dapat memenuhi kebutuhan hidup layak (bukan minimal);
  4. Kompetitif, di mana gaji tenaga kependidikan sesuai dengan jabatan dan kinerjanya;
  5. Transparan, dalam arti tenaga kependidikan hanya memperoleh gaji dan tunjangan resmi.
[DO]
RENSTRA RKAT NB: Kurang transparan dan tidak aturan yang jelas
g) Penghargaan/Reward 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Penghargaan/reward.[PLAN] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Satyalencana NB: Namun kreteria penerima penghargaan tidak jelas
2. Implementasi dan konsistensi penghargaan/reward untuk memacu tenaga kependidikan meningkatkan prestasi dan kinerjanya. Penghargaan itu dapat berupa sertifikat atau insentif yang akan menjadi nilai tambah kompetensi yang dimiliki para tenaga kependidikan.[DO] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Satyalencana NB: Namun kreteria penerima penghargaan tidak jelas
h) Sanksi 1. Memiliki pedoman tertulis tentang Sistem Sanksi.[PLAN] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Pegawai Evaluasi Kinerja Pegawai Honorer
2. Implementasi dan konsistensi Sanksi.Sanksi merupakan tindakan berupa ukuman bagi tenaga kependidikan yang melanggar peraturan dan disiplin kerja. Sanksi dapat berupa teguran oleh atasan langsung tenaga kependidikan yang bersangkutan , atau Pejabat yang berwenang menghukum untuk jenis memberi sanksi tertulis adalah Pimpinan Universitas atas usul atasan langsung tenaga kependidikan yang bersangkutan.[DO] PP No. 53/2010 tentang Disiplin PNS Kode Etik Pegawai Evaluasi Kinerja Pegawai Honorer
i) Kecukupan Tenaga kependidikan . Pedoman dan data :
Jumlah Tenaga Kependidikan mencapai > 80% dari yang dibutuhkan. (Laporan Evaluasi Diri).[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
j) Kualifikasi dan pengalaman . Pedoman dan data :
Jumlah tenaga kependidikan > 80% berkualifikasi dan berkemampuan sesuai dengan bidang tugasnya. [DO]
Evaluasi Diri EPSBED
k) Jumlah dan latar belakang pendidikan tenaga perpustakaan . Pedoman dan data :
Jumlah dan latar belakang pendidikan tenaga petugas perpustakaan . 25% berlatar belakang perpustakaan.[DO]
Evaluasi Diri EPSBED
l) Program pembinaan, pengembangan, dan program kesejahteraan. . Program pembinaan tenaga kependidikan yang sangat jelas. Program pemgembangan karir yang sangat jelas. Memiliki pedoman evaluasi kinerja tenaga kependidikan yang sangat jelas. Ada jaminan kesejahteraan yang sangt memadai. (Laporan evaluasi diri Biro terkait).[PLAN] Evaluasi Diri EPSBED
m) Uraian tugas dan beban kerja tenaga kependidikan . Memiliki uraian tugas yang sangat jelas dan beban kerja tenaga kependidikan sangat sesuai dengan kebutuhan. [PLAN] SK MWA No. 16 Evaluasi Diri EPSBED Tupoksi beban kerja pegawai
3.3 Kode Etik a) Keberadaan kode etik Dosen . Memiliki kode etik yang lengkap dan sangat jelas. (Buku Kode Etik Dosen).[PLAN] Kode Etik Dosen
b) Implementasi kode etik Dosen . Pelaksanaan kode etik sangat konsisten. (laporan DPF).[DO] Kode Etik Dosen
c) Keberadaan kode etik Tenaga Kependidikan. . Memilki kode etik yang lengkap dan sangat jelas.[PLAN] Kode Etik Dosen Kode Etik Pegawai
d) Implementasi kode etik tenaga kependidikan . Pelaksanaan kode etik sangat konsisten.[DO] Kode Etik Dosen Kode Etik Pegawai
3.4 Monitoring dan Evaluasi Internal (CHECK) Borang dan Monitoring . Borang untuk monitoring dan evaluasi internal (tersedia database dosen dan tenaga kependidikan yang uptodate) Evaluasi Diri Audit Mutu Internal MP-GKM-DEP-008
. Hasil dari borang direkapitulasi dan dianalisis Evaluasi Diri Audit Mutu Internal MP-GKM-DEP-008
3.5 Umpan balik dari masyarakat (ACTION) Mekanisme Umpan Balik . Mekanisme umpan balik yang efekttif (hasil dari borang/kuesioner ditindaklanjuti). DP 3 Umpan Balik Stakeholder RTM

 

 

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

 

Presentasi (PDF)

Minutes of Meeting (PDF)